Jaartje rond met Purplesnow
Groepsreizen wintersport, wat leuk! Maar wat doen jullie dan in de zomer? Een vraag die we vaak krijgen. In de trein van Oostenrijk naar Nederland, op de terugweg van onze inkoopsreis, een goed moment om eens uit te leggen wat we allemaal doen buiten de winter om.
Winter is hoogseizoen
Om het even makkelijk te houden doen we dat in chronologische volgorde, waarbij we voor het gemak januari – maart maar even overslaan. Jullie weten dan vast wat wij aan het doen zijn… Nee, niet zelf skiën (sporadisch 😊), maar druk met aankomsten, vertrekken en begeleiding van zo’n 75 groepsreizen. Dit is natuurlijk de periode waarin wij het drukst zijn.
Wanneer de laatste groepen in maart nog aan het genieten zijn van een wintersport, zijn wij alweer met de volgende winter bezig. Enerzijds met het inkopen van mooie groepshuizen en goede hotels, anderzijds met het verkopen van reizen aan groepen voor de volgende winter.
Inkopen van huizen en hotels van maart tot juni
Om voor de volgende winter goede accommodaties in te kopen moeten wij er op tijd bij zijn. Met jarenlange ervaring met de organisatie van groepsreizen weten wij wanneer onze groepen op wintersport willen en wat hun wensen zijn. Met bedrijfsuitjes als grootste doelgroep, zoeken wij het voornamelijk buiten de hoogseizoensweken. De gemiddelde wensen zijn vaak:
- accommodatie voor 2/3/4 nachten inclusief weekenddagen, o.b.v. ontbijt of half pension
- goede ligging t.o.v. skipiste of bushalte
- skigebied van min 100 km piste met afwisselende pistes
- leuke après-ski
- sneeuwzeker skigebied
- een gunstige prijs
- relatief gunstige ligging voor aanreizen per auto / vliegtuig / trein / bus
Met deze wensen in ons achterhoofd gaan op zoek naar accommodaties die hieraan voldoen. Dit doen we zowel door contact per mail / telefoon, als ook door fysiek langs te gaan bij accommodaties. Helaas is een combinatie van alle bovenstaande wensen een utopie. Een toplocatie aan de piste is helaas niet vaak gekoppeld aan een gunstige prijs. Een hotel van donderdag – zondag is niet mogelijk op een toplocatie, maar een verblijf van bijvoorbeeld zaterdag-dinsdag wel. Gelukkig weten we vaak de juiste combinaties te maken en accommodaties te vinden die goed bij onze klanten passen.
50 persoons groepshuis Zell am See
Als klein bedrijf zijn we 8 jaar geleden begonnen met accommodaties in de kopen op basis van aanvraag. Dat betekend dat wij op basis van wensen van een specifieke klant op zoek gaan naar een geschikte reis. Wanneer het voorstel naar wens is en de klant geeft akkoord, maken wij een definitieve reservering bij de accommodatie.
De afgelopen jaren hebben we door een groeiend aantal klanten en vele aantal aanvragen iets meer risico kunnen nemen door vooraf al groepshuizen en hotelkamers in te kopen. Dat betekend, voordat er een klant in beeld is, reserveren wij definitief een groepshuis of een X aantal kamers in een hotel voor een bepaalde periode. Een verantwoord risico met de wetenschap dat de kans groot is dat het passend is voor één van onze klanten.
Waar we ons nog steeds een klein bedrijf vinden (we doen alles met z’n tweeën), worden we stiekem elk jaar iets groter. Daarom durven we voor komende winter weer een stapje te zetten en hebben we een groepsaccommodatie voor 40-50 personen ingekocht voor het hele winterseizoen. Van 16 december tot 13 april hebben we een groot huis waar we, inclusief ontbijt, gezamenlijke eetzaal, eigen bar en vele kamers onze groepen onder kunnen brengen. De ligging van het huis is perfect op slechts 200 meter lopen van de CityXpress gondel in Zell am See. Het huis gaat nog deels gerenoveerd en restyled worden, maar toch hebben we al wat mooie foto’s en video’s van het huis kunnen maken. Meer info hierover volgt snel.
Verkoop van april tot november
Om succesvol te zijn moeten we niet enkel accommodaties inkopen, maar ook verkopen aan groepen natuurlijk! Daar zijn we eigenlijk de hele periode van april – november mee bezig. Je hebt vast wel eens geprobeerd om af te spreken met 4 of 5 vrienden, waarbij het onmogelijk blijkt een weekend te vinden binnen 2-3 maanden. Laat staan dat je voor 100 personen een weekend moet vinden om te gaan wintersporten. Daar moet je dus vroeg bij zijn. Daarnaast geldt ook dat beschikbaarheid voor grote groepen vaak snel afneemt. Het aantal hotels met zoveel bedden is niet eindeloos. Het zijn dan ook de groepen van 60-150+ waar we in april – juli contact mee hebben om een reis voor samen te stellen. Verderop in het jaar, juli – oktober, zijn het meestal de “kleinere” groepen van 20-60 personen die op zoek zijn naar een leuke wintersportreis. Het leukste, en soms moeilijkste, zijn de last minute initiatieven van bedrijven waarbij het in november toch begint te kriebelen om met het bedrijf te gaan wintersporten. Vaak ook gemotiveerd door goede jaar resultaten waarbij de wintersportreis een beloning is voor een succesvol jaar. Ook voor deze groepen gaan we vol enthousiasme op zoek naar een passende reis.
Voorbereidingen en uitvoer
In november begint het bij vele wintersporters al te kriebelen en vaak komen de eerste berichten van sneeuwval in de Alpen al weer door. Het is deze periode dat wij veel in contact zijn met hoofdboekers om het aanmeldingsproces in de gaten te houden en bij te sturen. 10 personen extra voor groep Y, 4 personen minder bij groep X, een restaurant reserveren voor groep Z en nog een transfer regelen voor groep A. Daarnaast worden in die periode ook veel facturen opgemaakt o.b.v. alle deelnemersinformatie. Een proces wat nu nog handmatig gedaan wordt door ons en de hoofdboeker. Echter maken we ook hierin een leuke ontwikkeling door. Momenteel wordt er druk gewerkt aan een groepsportaal dat vanaf komende winter in gebruik gaat waarbij iedereen zich individueel in kan schrijven en details door kan geven. Ook individueel betalen behoort tot de mogelijkheden, waarbij we natuurlijk ook de optie behouden dat het bedrijf alles voor iedereen betaald 😊. Meer info over dit groepsportaal volgt einde zomer.
Treinreis
Naast de gemaakte afspraken met accommodaties zijn er op zo’n inkooptrip altijd leuke bijkomende voordelen. Zo merken we de laatste jaren een toenemende vraag naar treinreizen naar de wintersportgebieden. Een groene manier van reizen die wij graag stimuleren. De nachttrein is daarbij een populaire optie, waarmee je geen werktijd mist, geen nacht slaap overslaat en ook geen skitijd mist.
We zijn groot voorstander van kennis van ons product, dus dit was een uitgelezen kans om zelf dit vervoerstype eens uit te proberen. Heen zijn we met de nachttrein gereisd en dat is ons zeer goed bevallen. We hadden wel de luxe van een 3 persoons slaapcabine voor 2 personen, maar ook een reis met 3,4 of 6 personen in een bijbehorende cabine is aan te raden. Met een vertrek om 20:00 uur vanaf Utrecht Centraal en aankomst van 10:15 uur in Zell am See hebben we een zeer efficiënte reis gehad inclusief een heerlijk vers ontbijtje in de ochtend.
Op de terugweg hebben we gekozen voor de dagtrein, waarbij je in de ICE trein met 11 uur reistijd terug in Nederland bent. Voordeel hiervan is dat je met prima internet in de trein, goed kunt werken.
Conclusie
Wat je volgens mij wel kunt lezen tussen de regels hebben wij een succesvolle inkooptrip achter de rug. Gedetailleerde informatie over ons groepshuis volgt snel op onze website. Maar kun je niet wachten en wil je zeker zijn van beschikbaarheid in de door gewenste periode, neem vooral contact op met ons!